Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro - Cómo cargar la matrícula y más

El sistema de gestión escolar es un requisito obligatorio desde 2019, por lo que si tienes el cargo de Director/a de un centro educativo tienes que saber para qué sirve y cómo cargar la matrícula.

Hemos recopilado para ti cierta información que te resultará muy útil al momento de cargar la matrícula, actualizar datos, asignar secciones, docentes o la información del plantel. Incluso podrás leer cómo registrarte en el SIGE.

Cómo cargar la matrícula en el Sistema de Gestión Escolar

La explicación que te vamos a dar sobre el proceso para cargar la matrícula es de manera general, es decir, cuando los estudiantes ya están registrados. De ser así, realiza los pasos siguientes:

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  1. Ingresa a la página web oficial haciendo clic aquí. Te recomendamos que uses el navegador Google Chrome.
  2. Accede al sistema colocando tu usuario y contraseña.
  3. Ubica el módulo “Planteles” y escoge la sección “Estructura del Plantel”.
  4. En el campo de “Estatus del personal” llena los datos que corresponden y luego haz clic en “Guardar cambios”.
  5. Cierra el proceso de matriculación haciendo clic sobre el botón amarillo y espera a que el sistema te indique que se cerró de manera correcta.
  6. Ingresa al módulo “Planteles” nuevamente y selecciona la opción “Matrícula 2020-2021”, luego presiona el botón amarillo para cerrar el proceso de matriculación del año escolar pasado.
  7. Ingresa la matrícula del nuevo año escolar 2021-2022 en el módulo “Planteles”.
  8. Ingresa a la opción “Actualizar asignaturas” y espera a que el sistema se actualice.
  9. Ingresa a la opción “Asignar docentes” para asignarlos a cada sección. Luego, cierra cada sección en el botón amarillo.
  10. En el módulo “Planteles” ingresa a “Matrícula 2021-2022” y selecciona “Matrícula Inicial” para cargar los estudiantes en las secciones respectivas.

Cómo cargar la matrícula por estudiante en el Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro

El Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro (SIGE) es lo que permite que la Zona Educativa pueda verificar de forma más rápida las notas de cada estudiante, de manera que los estudiantes puedan adquirir sus documentos para legalizar y apostillar en menos tiempo.

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El proceso para cargar la matrícula por estudiante es de la siguiente forma:

  1. Ingresa al sistema y ubica la sección “Estudiantes” para que cargues y actualices la matrícula escolar. Busca el plantel educativo y luego haz clic en el ícono de la lupa.
  2. Actualiza la información de cada estudiante registrado o haz clic en “Registrar Nuevo Estudiante” de ser el caso.
  3. Para la información de cada estudiante encontrarás un signo “+” que es donde podrás registrar un nuevo período.
  4. Coloca el código del plantel y haz clic en el ícono de la lupa.
  5. Introduce los datos que solicita el sistema y elige la escolaridad, bien sea regular, materia pendiente, diferido, entre otros.
  6. Haz clic en “Actualizar”.

Es importante que al momento de escoger la escolaridad coloques una breve leyenda al respecto. Tendrás que repetir el mismo proceso por cada estudiante hasta que completes la carga y actualización de la matrícula del nuevo año escolar.

Cómo se cargan las estadísticas escolares en el SIGE

La forma de cargar las estadísticas en este Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro es similar a los procesos que habrás leído en los apartados anteriores:

  1. Una vez que estés dentro de tu usuario del SIGE escoge el módulo “Planteles”.
  2. Haz clic en “Seleccione” que está ubicado al lado del nombre del plantel educativo.
  3. Presiona sobre “Carga de Estadísticas”.
  4. Introduce cada estudiante en las variables que se muestran en pantalla y luego presiona sobre “Guardar”.

Qué otros procesos se pueden realizar en el Sistema de Gestión Escolar

Además de los datos mencionados previamente, también hay otros datos que deben actualizarse en la plataforma como los profesores asignados, la distribución de los alumnos, las notas del estudiante y la información personal del plantel.

La asignación de profesores a sus respectivas secciones

Esto es algo que debes hacer incluso antes de cargar la matrícula de los estudiantes, ya que es una forma de indicar la información de los docentes asignados para cada asignatura en una sección específica. El proceso a seguir es:

  1. Ingresa a tu usuario en el SIGE y selecciona el módulo “Planteles”, luego haz clic en “Matrícula 2021-2022”.
  2. Se mostrará una lista de grados, escoge la opción “Seleccione” que está al lado de “Asignar Docentes”.
  3. Haz clic en “Aperturar proceso de asignación de docentes”.
  4. Selecciona el lápiz verde y modifica o elimina la información del docente.
  5. Si quieres agregar un nuevo docente haz clic en la opción “Acciones”.
  6. Al terminar, haz clic en “Cerrar proceso de Asignación de Docentes”.

La distribución de alumnos en secciones

Lo que procede es asignar los estudiantes a su sección respectiva. ¿Cómo? Sigue leyendo:

  1. Escoge el módulo “Planteles” en el SIGE y luego “Matrícula 2021-2022”.
  2. Haz clic sobre “Seleccione” y luego en “Inscripción Individual”.
  3. Ahora selecciona “Buscar Estudiante Existente” para cargar a un estudiante. Si en cambio vas a eliminar a alguno de la sección, haz clic sobre el ícono del contenedor de basura al lado del nombre del estudiante.
  4. Repite el mismo proceso hasta que hayas cargado a toda la matrícula de la sección.
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Cabe destacar que si el estudiante que vas a agregar está repitiendo el año necesitas marcar la casilla de “Estudiante repitiente” que saldrá a un lado.

Subir las notas de cada estudiante

Si ha llegado el momento de cargar las notas del estudiante entonces debes seguir los pasos que te vamos a mencionar a continuación:

  1. En el SIGE dirígete al módulo “Planteles” y luego selecciona “Matrícula 2021-2022”.
  2. Escoge la opción “Seleccione” y luego haz clic en “Inscripción Individual”.
  3. Selecciona el ícono del documento azul donde se lee “Calificaciones del estudiante”.
  4. Ingresa la clave de acceso al sistema y luego haz clic sobre “Continuar”.
  5. Ingresa las notas del estudiante con la certificación de notas del mismo.
  6. Guarda la información y ¡listo!

Registrar de la información del personal de un plantel

La información del personal administrativo, docente y obrero del plantel también debe estar registrado. Para ello debes hacer lo siguiente:

  1. Ingresa al sitio web oficial del SIGE.
  2. Inicia sesión con tu usuario y contraseña.
  3. En la sección “Planteles” escoge el nombre de la institución que diriges.
  4. Selecciona la opción “Actualizar Estructura del Plantel”.
  5. Haz clic en la parte inferior donde se lee “Aperturar Proceso de Registro de Personal”.
  6. Confirma el proceso haciendo clic en “Apertura proceso de registro”.
  7. Modifica o elimina la información del personal que esté registrado o selecciona “Registrar Personal” ubicado en la esquina superior derecha.
  8. Una vez que termines de modificar la información selecciona “Cerrar Proceso de Registro Personal”.

Es importante que edites la información correctamente porque no podrás editarla de nuevo, así que lee con mucha atención de terminar el proceso de registro.

Quiénes pueden subir los datos al SIGE Guaicaipuro

Este sistema de gestión escolar únicamente es manejado por el Ministerio de Educación, mientras que la carga de la información correspondiente a la institución o históricos académicos debe hacerlo el/la directora/a de la misma.

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Por consiguiente, el Ministerio de Educación le otorga a la directora o director del plantel un usuario y clave eventual para que pueda ingresar a la plataforma del SIGE y registre la información que le corresponde.

Cómo registrarse en el Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro

Para poder usar este sistema debes tener el cargo de Director en un plantel educativo –público o privado– a nivel nacional. Además, al momento de realizar el registro, la persona autorizada cargará la matrícula escolar en un tiempo determinado por el MPPE.

Si tienes el cargo de Director/a entonces debes registrarte en el sistema de la siguiente manera:

  1. Visita la página web oficial del Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro.
  2. Proporciona tu usuario y clave asignada.
  3. Ingresa el código de seguridad que te envía el sistema y haz clic en “Ingresar”.
  4. Podrás visualizar un menú de “Plantel de procedencia” o “Matrícula” donde podrás escoger el año escolar que vas a cargar. Inicia con la carga de la matrícula escolar y prosigue con “Registro del Personal” para que ingreses la información de los docentes, administrativos y obreros.
  5. Pulsa sobre “Cerrar proceso de registro de personal” cuando finalices.

Toma en cuenta que si es primera vez que la institución es registrada o eres el/la nuevo/a director/a debes cargar toda la plantilla del personal. De lo contrario solo deberás actualizar los datos.

Qué es el Sistema de Gestión Escolar en Venezuela

El SIGE o Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro es una plataforma digital que el Ministerio del Poder Popular para la Educación (MPPE) ha habilitado para facilitar el control de la información de las instituciones educativas a nivel nacional.

Por medio del SIGE cada zona educativa de cada estado puede manejar la información de la matrícula, notas, información del personal del plantel y otros datos de manera centralizada y ordenada.

Desde el año 2019 es un requisito obligatorio para cada centro educativo cargar y/o actualizar la información de sus estudiantes y personal. Esto también ayuda a agilizar los trámites para legalizar o apostillar documentos.

Cuándo se deben actualizar los datos del SIGE Guaicaipuro

Generalmente la actualización de los datos de la matrícula se hace en el último trimestre de cada año, aunque es el MPPE quien establece las fechas y plazos permitidos para cargar y actualizar la información en el SIGE.

De ser necesario, el MPPE puede emitir prórrogas para que cada directivo pueda cumplir con la actualización o carga de la información.

Ahora que has leído los pasos a seguir para usar el sistema de gestión escolar, realiza la carga o actualización de los datos como es necesario. Con estas indicaciones el proceso será más sencillo.

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