Cómo registrar una firma personal en Venezuela

Si estás pensando en emprender como comerciante en Venezuela, necesitas registrar una firma personal para que lleves a cabo todas las funciones de manera legal. Bien sea que busques los requisitos para registrarla o los pasos para hacerlo, aquí leerás sobre ello.

Conoce quiénes son los que pueden tramitar la firma personal, si esta puede ser heredada y qué procedimientos debes hacer en el SENIAT y en el SAREN.

Requisitos para registrar una firma personal

Los requisitos necesarios para hacer este registro fueron determinados por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), así que deberás contar con la siguiente documentación para completarlo:

Además de los documentos ya mencionados, puede que necesites anexar otros según corresponda tu trámite:

• Si eres extranjero, copia de pasaporte con visa de negocios marcada.
• Si corresponde, reembolso de reserva del nombre. Este es expedido en Unidades Tributarias.
• Estampillas para colocarlas en la planilla de abolición de responsabilidades, expresadas en bolívares. Se deben colocar en el momento en que entregues la documentación.

Cómo registrar una firma personal – Paso a paso

Los pasos que debes seguir para registrar tu firma personal comprenden trámites en el SENIAT y el SAREN. Estos son los siguientes:

1. Verifica que el nombre esté disponible

Al momento de registrar una firma personal, necesitas crear un nombre que no haya sido usado por otro comerciante o empresa en la nación. El nombre, según el artículo 26 del código de comercio, puede contener tu apellido con o sin tu primer nombre.

Te recomendamos pensar en al menos 3 nombres porque esto es un requisito que exigen los registros mercantiles a la hora de verificar la disponibilidad.

Una vez tengas tus posibles nombres creados, acude a la taquilla del Registro Mercantil y solicita la planilla con el formato de verificación del nombre. Esta deberás llenarla y luego entregarla. Seguidamente te indicarán el monto que debes pagar como arancel.

En el caso de que ninguno de los 3 nombres esté disponible, tendrás que repetir el proceso.

2. Haz la reservación el nombre

Una vez que el Registro Mercantil te indique que el nombre está disponible, es momento de reservarlo de manera legal. En la taquilla de registro te dirán cuál es el procedimiento a seguir y la planilla que debes completar para reservarlo.

3. Documento de constitución

Si el proceso anterior resulta exitoso, tendrás 30 días hábiles para entregar el acta de constitución. En internet hay muchos modelos, pero no es recomendable que los redactes tú, sino que pidas asesoría a un profesional.

Lo ideal es acudir a un abogado colegiado que se especialice en este tipo de trámites para que redacte el documento constitutivo de tu firma personal. Cuando ya tengas el documento, entrégalo en el registro con los requisitos mencionados al inicio.

Luego de la entrega, el registro comprobará la redacción de dicho documento y los requisitos que fueron entregados. En este punto, van a verificar si cumplen con las exigencias legales y esta etapa puede tardar algunos días.

Cuando aprueben la solicitud, en el registro van a sellar el documento como forma de dar su aprobación. Si se da el caso de que existe algún error, tienes un lapso de tiempo para que los modifiques e introduzcas el documento nuevamente con las correcciones realizadas.

4. Pago del arancel

Cuando tengas tu acta firmada por el registro, es momento de que pagues los aranceles y timbres fiscales correspondientes al proceso. Estos deberás cancelarlo bien sea con un depósito bancario o a través de puntos de ventas. Sin embargo, te lo indicarán en su debido momento.

5. Firma el documento constitutivo

Luego de que pagues los aranceles, en el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) te indicarán una fecha en la que tendrás que acudir nuevamente para firmar el documento constitutivo.

6. Publicación en el periódico

Sin importar que sea un periódico digital o impreso, el código de comercio establece que tienes que publicar la copia certificada del acta de constitución. Esto es para notificar que existe una nueva firma personal y que se ha constituido de manera legal.

Además, esto deja las bases sentadas para que se sepa que el nombre de tu empresa ya ha sido utilizado.

7. Solicita el RIF

Para hacer la solicitud al SENIAT debes inscribirte en el sitio web. Una vez te hayas inscrito, puedes acudir a la sede más cercana con los siguientes documentos:

• Acta constitutiva de tu firma personal en original.
• Original y copia de tu cédula de identidad.
• Planilla para la inscripción del RIF, la cual deberás imprimir luego de inscribirte de forma online.
• Recibo de algún servicio público, como pago del teléfono, recibo de luz, agua, contrato de alquiler, entre otros. Deberás llevar original y copia.
• Publicación realizada en el periódico tal como establece la ley.

8. Sellado de libros contables

Este es el último paso y consiste en solicitar en el Registro Mercantil que te sellen los libros contables. Usualmente la firma personal tiene que contar con los siguientes libros: diario, mayor, libro de ventas y el de inventarios.

De esta manera solo tendrás que empezar tu actividad comercial y hacer el registro en los libros correspondientes.

9. Talonarios de factura

Como paso extra, necesitas comprar los talonarios de factura para comenzar a desarrollar tu actividad comercial, según lo exige el Servicio Nacional de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT). Estos deben incluir los datos indispensables de tu firma personal y deben ser emitidos por una litografía certificada por el SENIAT.

Quiénes pueden sacar una firma personal

La tramitación de la firma personal está reservada para las personas emprendedoras que planean iniciar su proyecto como comerciantes. Mediante este registro puedes ejercer legalmente las actividades relacionadas con el comercio.

Por consiguiente, la firma personal te da un nombre comercial que es con el que vas a cumplir con los diferentes compromisos legales, obligaciones o funciones como persona jurídica.

Así pues, solo tú como comerciante eres quien debe solicitar el trámite de la firma personal, ya que en Venezuela no se permite la creación de una sociedad mercantil de este tipo con un socio.

Preguntas frecuentes

¿Cómo registrar una firma personal en el SENIAT?

En realidad debes registrar tu firma personal en el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), ya que en el SENIAT solo puedes tramitar el RIF que necesitarás luego de que hayas constituido la firma.

En apartados anteriores te mencionamos los pasos a seguir para hacer estos  trámites.

¿Quién responde legalmente por una firma personal?

Quien la haya tramitado. De ser tú, eres el responsable de los deberes personales, mercantiles y jurídicos de tu comercio.

La firma personal no es como las sociedades mercantiles porque no tienen una naturaleza independiente de quien las tramitó. Esto quiere decir que con la firma personal, las ganancias y deudas se atribuyen al titular de la firma.

¿Las firmas personales se pueden heredar?

Sí se puede heredar, pero la denominación de la firma personal va a cambiar, es decir, se va a indicar que la firma no es del actual titular.

Ahora sabes cómo registrar una firma personal, necesitas para empezar con el trámite y así comenzar a desarrollar tus actividades comerciales. Es un proceso necesario que debes realizar como comerciante, así que toma en cuenta lo que has leído previamente.

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